hands_leafEn matière d’assurance collective et de régime de retraite, nous accumulons des informations extrêmement personnelles sur la santé de nos clients. Comme le succès de notre entreprise dépend du gain et du maintien de la confiance de nos clients, ils doivent être assurés que l’information personnelle qu’ils nous soumettent sera maintenue dans la plus stricte confidence.

Ce document souligne donc la politique des Services d’Assurance PWI Agence Ltée de respecter et de protéger l’information confidentielle de nos clients, et de leurs employés.

L’information personnelle est définie comme l’information concernant un individu reconnu. Ceci inclut, mais est non limité à, l’information concernant les assurés, les bénéficiaires, et les employés, particulièrement l’information relative à leur santé, finances et mode de vie. Cette information peut être sous diverses formes, incluant par correspondance, note de service, communications électroniques, enregistrements vidéo ou audio, photos ou tout autre matériel documentaire, peu importe sa forme physique ou ses caractéristiques.

L’information personnelle n’inclut pas le nom, titre ou adresse d’affaires, le numéro de téléphone ou adresse de courriel des employés.

1. Obligation

Les Services d’Assurance PWI sont responsables de l’information personnelle en leur possession ou leur contrôle, incluant l’information transmise à un tiers pour fin de traitement.

Tous les employés sont obligés de protéger la confidentialité personnelle des individus reconnus, bénéficiaires, et leurs confrères de travail en regard de toute information personnelle obtenue par Les Services d’Assurance PWI. Ils sont tenus de suivre à la lettre et selon les principes de cette politique, de même que toutes procédures.

Le personnel sera adéquatement formé et l’information sur les lois de la confidentialité affectant la compagnie ainsi que la politique et les procédures de la compagnie leur seront fournis.

2. Aux fins d’identification

Les fins pour lesquelles l’information personnelle est cumulée seront précisées au moment de l’obtention de l’information ou avant. Le tout est normalement fait par des formulaires de demandes ou de réclamation.

Les Services d’Assurance PWI n’obtiendront pas, n’utiliseront pas, ou ne fourniront d’information au-delà des besoins requis à des fins spécifiques.

Lorsque l’information personnelle reçue sera utilisée pour d’autres fins que celles spécifiées, les fins auxquelles elle sera utilisée devront être identidiées avant usage. À moins que l’usage soit requis afin d’enquêter sur un bris de contrat potentiel, la prévention ou la détection de fraude, ou pour l’application de la loi, le consentement de l’individu est requis avant l’utilisation de l’information.

Les personnes faisant la collecte de l’information personnelle doivent être en mesure d’expliquer les fins auxquelles cette information est collectée.

3. Consentement

La connaissance et le consentement de l’individu sont requis pour la collecte d’informations personnelles et pour son usage subséquent ou pour la divulgation de cette information. Typiquement, Les Services d’Assurance PWI obtiendront le consentement pour l’usage et la divulgation de l’information au moment de la collecte en utilisant les formulaires de demande ou de réclamation. En certaines circonstances, le consentement, tout en respectant l’usage ou la divulgation, peut être obtenu après que l’information ait été collectée, mais avant son usage (par exemple, lorsque Les Services d’Assurance PWI veulent utiliser l’information pour des fins non identifiées antérieurement).

La manière dont Les Services d’Assurance PWI obtiennent le consentement peut varier, selon les circonstances et le type d’informations collectées. Les Services d’Assurance PWI obtiendront généralement le consentement exprès lorsque l’information est considérée comme confidentielle. Le consentement tacite est généralement approprié lorsque l’information est moins sensible. Le consentement peut aussi être donné par un représentant autorisé (tel qu’un tuteur dûment nommé ou une personne ayant une procuration), malgré que l’autorité d’un tel représentant soit assujettie par la loi.

Dans certaines circonstances, l’information personnelle peut être obtenue, utilisée, ou divulguée sans la connaissance ou le consentement de l’individu. Par exemple, pour raisons légales, médicales, ou sécuritaires il peut être impossible ou non pratique d’obtenir le consentement. Lorsque l’information est obtenue pour fins d’enquête d’un bris de contrat potentiel, pour la préventtion ou pour la détection de fraude, ou pour l’application de la loi, obtenir le consentement de l’individu peut aller à l’encontre du but de la collecte de l’information. De façon similaire, obtenir le consentement peut être impossible ou inapproprié lorsque l’individu est mineur, gravement malade, ou autrement invalide.

Un individu peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un avis raisonnable. Les Services d’Assurance PWI informeront l’individu des implications d’un tel retrait, lequel peut entraîner la terminaison du régime collectif, ou l’inabilité à traiter toute réclamation.

4. Limitation de collecte

L’obtention d’informations personnelles sera limitée à ce qui est requis raisonnablement pour les fins identifiées par Les Services d’Assurance PWI. L’information sera obtenue de façon loyale et légale.

Les Services d’Assurance PWI n’obtiendront pas d’informations personnelles de façon discriminatoire. Le type et le montant d’informations obtenues seront limités à ce qui est nécessaire aux fins identifiées.

5. Limiter l’usage, la divulgation, et la rétention

L’information personnelle ne sera pas utilisée ou divulguée à des fins autres que celles pour lesquelles elle a été obtenue, sauf si l’individu consent ou si requis par la loi. L’information personnelle sera conservée aussi longtemps que nécessaire aux fins requises, et sera détruite en accord avec la politique de rétention des dossiers des Services d’Assurance PWI.

Il est à noter que Les Services d’Assurance PWI ne vendront aucune liste de clients en aucunes circonstances.

6. Exactitude

L’information personnelle sera aussi exacte, complète, et mise à jour qu’il est nécessaire aux fins pour lesquelles elle sera utilisée et pour minimiser la possibilité que des informations inappropriées soient utilisées pour prendre toutes décisions concernant l’individu.

Les Services d’Assurance PWI ne mettront pas à jour l’information personnelle régulièrement, sauf si c’est nécessaire aux fins pour lesquelles elle a été obtenue.

7. Sécurité

L’information personnelle sera protégée et sécurisée selon la sensibilité de l’information. Comme Les Services d’Assurance PWI font affaire avec de l’information hautement sensible concernant la santé et les finances des clients, ceci est d’une importance primordiale.

La sécurité mis en place protégera l’information personnelle contre les pertes ou le vol, de même que les accès non-autorisés, la divulgation, la reproduction, l’usage, ou la modification.

Les méthodes de protection incluront:

1. mesures physiques (e.g. carte d’accès pour les employés, centre sauvegarde de documentation, archives);

2. mesures organisationnelles (e.g. accès limité et mesures de sécurité sur une base de “il faut savoir”); et

3. mesures technologiques (e.g. l’utilisation de mot de passe).

8. Transparence

Les Services d’Assurance PWI mettront à la disponibilité de l’individu de l’information spécifique concernant ses contrats et procédures relatives à l’information personnelle.

L’information disponible inclura:

1. le nom ou titre, et l’adresse des responsables pour les politiques et procédures ches Les Services d’Assurance PWI et ceux qui recevront les plaintes ou demandes;

2. les moyens d’obtenir l’accès à l’information personnelle conservée chez Les Services d’Assurance PWI;

3. une description du type d’information personnelle conservée chez Les Services d’Assurance PWI, incluant l’exposé de son utilisation;

4. une copie de son contrat; et

5. quelle information personnelle est disponible aux organismes relatifs.

9. Accès personnel

Sur demande, l’individu sera informé de l’existence, l’utilisation et divulgation de son information personnelle et l’accès lui en sera donné. Un individu pourra vérifier l’exactitude de l’information et si elle est complète et de même pourra l’amender si approprié.

Dans certains cas, Les Services d’Assurance PWI ne pourront peut être pas donner accès à toute l’information personnelle qu’il a sur un individu. Les exceptions aux demandes à l’accès seront limitées et spécifiques, et les raisons de refus seront données à l’individu sur demande. Les exceptions peuvent inclure l’information à coût prohibitif, l’information référant à d’autres individus, l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, sécuritaires, ou d’intérêts commerciaux, l’information qui a été obtenue au cours d’une enquête sur un bris de contrat potentiel ou de fraude, et l’information qui est privilégiée au procureur-client ou en litige.

L’information demandée sera donnée ou disponible sous forme généralement compréhensible. Par exemple, lorsque des abréviations ou codes sont utilisés, un libellé explicatif sera fourni sur demande.

Lorsqu’un individu démontre succèssivement que l’information est inexacte ou incomplète, Les Services d’Assurance PWI corrigeront l’information en conséquence.

Lorsqu’un conflit n’est pas résoud à la satisfaction de l’individu, l’individu pourra déposer dans les dossiers des Services d’Assurance PWI une déclaration sur sa positiion et les documents supportant cette position.

10. Opposition aux règlements de conformité

Un individu peut faire opposition à la conformité de ce contrat à l’agent préposé aux règlements des Services d’Assurance PWI.

Si une plainte est justifiée, Les Services d’Assurances PWI prendront les mesures appropriées, incluant, si nécessaire, l’amendement de ses politiques et procédures.